Abschluss Vorprojekt

Das Vorprojekt ist abgeschlossen. Die Insel Gruppe ist technisch, organisatorisch und fachlich bereit für das Hauptprojekt. zur Einführung unseres neuen Klinikinformations- und Steuerungssystem (KISS) von Epic. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, auf das bisher Geleistete zurückzuschauen.

1. Wir brauch(t)en einen Ersatz

Das heutige Klinikinformationssystem i-pdos ist am Ende seiner Lebensdauer angelangt. Deshalb hat der Verwaltungsrat im Mai 2019 entschieden, ein neues, umfassend integriertes Klinikinformations- und Steuerungssystem (KISS) einzuführen. Dieses soll nicht nur i-pdos, sondern möglichst viele Insel-Lösungen ersetzen, die aktuell im Spitalalltag für die Dokumentation von Patientenbehandlungen im Einsatz sind.

2. Die Suche nach der richtigen Lösung

Was muss die neue Lösung können? Welche Funktionalitäten muss das System erfüllen? Mit Vertreterinnen und Vertretern aus verschiedenen Fachbereichen und Kliniken wurden die Anforderungen und Bedürfnisse der Insel Gruppe gesammelt. Im August 2019 wurde das 180-seitige Pflichtenheft öffentlich ausgeschrieben. Anschliessend konnten Anbieter ihre Lösungen präsentieren und ihre Offerten einreichen.

3. Epic bietet das beste Gesamtpaket

Im Dezember 2019 entschied sich der Verwaltungsrat für den Systemhersteller Epic aus den USA. Das Unternehmen überzeugte einerseits mit der besten Lösung und andererseits mit seiner langjährigen Erfahrung im Bereich Gesundheitssoftware. Nicht alle Anbieter waren glücklich mit dieser Vergabe. Es kam zu einer Einsprache. Das Verwaltungsgericht des Kantons Bern hat diese im Juni 2020 abgewiesen.

4. Das Vorprojekt nimmt Fahrt auf

Anfang 2020 startete das Vorprojekt. Dieses soll die Insel Gruppe technisch, organisatorisch und fachlich bereitmachen für das Hauptprojekt zur Einführung von Epic. Zum Vorprojekt gehören beispielsweise die Bereitstellung der technischen Infrastruktur, die Vertragsverhandlungen mit Epic, der Aufbau der Projektorganisation und die Planung des Projektablaufs.

5. Epic wird unter die Lupe genommen

Im zweiten Halbjahr 2020 stand vor allem die sogenannte GAP-Analyse im Mittelpunkt. Dabei wurden Funktionsbeschreibungen aus der Offerte von Epic, die 900 Seiten umfasst, bis ins kleinste Detail mit unseren Anforderungen aus dem Pflichtenheft verglichen. Unklarheiten und Fragen wurden an Epic zurückgespielt oder flossen in die Vertragsverhandlungen ein.

6. Die Insel Gruppe startet mit der Harmonisierung

Anfang 2021 nominierten die Leitungen der Medizinbereiche in ihren Kliniken knapp 500 Umsetzungsverantwortliche sowie Fachexpertinnen und -experten. Diese haben aktuell die Aufgabe, in Arbeitsgruppen Prozesse und Datenobjekte (Fragebogen, Scores, Formulare) zu bereinigen und zu harmonisieren. So schaffen diese Akteurinnen und Akteure die Entscheidungsgrundlage für den Ausbau von Epic.

7. Der Vertrag ist unterschrieben

Am 17. August 2021 war es endlich soweit: Eine Delegation von Epic reiste für die Vertragsunterzeichnung nach Bern. Damit war klar: Anfang 2022 geht es los mit dem Hauptprojekt zur Einführung von Epic. Bis dahin liefen die letzten Vorbereitungen im Vorprojekt. Dazu gehörte vor allem die Rekrutierung des über 100-köpfigen Projektteams.

8. Start Hauptprojekt

Das Vorprojekt ist abgeschlossen. Die Insel Gruppe ist technisch, organisatorisch und fachlich bereit für den Start des Hauptprojekts. Die Phase 0 «Grundlagen» beginnt Anfang Januar 2022 und dauert vier Monate bis Ende April.