Start Phase 1 «Entscheidung»

Das Projekt zur Einführung unseres neuen Klinikinformations- und Steuerungssystems (KISS) wechselt in die Phase 1 «Entscheidung». Und wie entscheiden wir? Indem wir Wissen austauschen und lebhaft diskutieren. Dazu nehmen Vertretungen aus den Fachbereichen in Phase 1 an den sogenannten Entscheidungssessions teil und bringen ihr Wissen aus dem Spitalalltag in das Projekt ein. Denn unsere neue digitale Arbeitsplattform von Epic wird nur so gut, wie wir sie gemeinsam umsetzen.

Wir bauen Epic auf unsere Anforderungen aus – die Grundlagen werden in den Entscheidungssessions definiert

Mit dem sogenannten «Foundation System» liefert uns Epic eine bewährte Basis. Der Ausbau – basierend auf unseren Anforderungen – liegt in unseren Händen. Damit dieser Ausbau gelingt, sind die inhaltlichen Inputs aus dem Kerngeschäft von entscheidender Wichtigkeit. Deshalb wurden in den Medizinbereichen und Direktionen bereits im Vorprojekt Vertretungen nominiert, die genau diese Inputs liefern.

In Phase 1 nehmen diese Vertretungen während zwei Wochen an den sogenannten Entscheidungssessions teil. Dort entscheiden sie, wie Inhalte und Abläufe in Epic ausgebaut (konfiguriert) werden sollen. In diesen zwei Wochen werden knapp 100 Sessions in diversen Sitzungszimmern und Hörsälen durchgeführt. Die grösste Session umfasst über 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die kleinste neun.

 

Wie laufen diese Entscheidungssessions ab?

Die Epic-Spezialistinnen und -Spezialisten sowie das KISS-Projektteam führen Systemdemonstrationen in Epic durch und zeigen, welche zukünftigen Arbeitsabläufe und Prozesse möglich sind. Im Anschluss diskutieren die Vertretungen aus den Fachbereichen über die gezeigten Arbeitsabläufe im System und fällen diverse Entscheidungen. Dabei gilt es folgende Fragestellungen für die jeweilige Berufsgruppe und den jeweiligen Fachbereich zu beantworten: Was ist für die Patientinnen und Pateinten das Beste? Was verbessert die Zusammenarbeit? Wie fördern wir Forschung und Innovation? Und erst zuletzt: Was nützt meinem Fachbereich oder meiner Berufsgruppe am meisten?

Einen Eindruck dieser Sessions gibt es in Form einer Reportage aus dem Luzerner Kantonsspital, welches im Herbst 2019 Epic (LUKiS genannt) eingeführt hat.
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Entscheidungskriterien – damit alle am gleichen Strang ziehen

Bisher hat jede Klinik an der Insel Gruppe die klinische Dokumentation zu einem grossen Teil eigenständig organisiert. Deshalb wird es an den Entscheidungssessions vielerlei Meinungen und auch Diskussionen zur Gestaltung von Epic geben. Damit alle an der Insel Gruppe am gleichen Strang ziehen, hat der Lenkungsausschuss (LA) KISS eine Governance verabschiedet. Diese beinhaltet die zwei Prinzipien «Epic First» und «Patient First». Das Prinzip «Epic First» legt fest, dass die Insel Gruppe mit Epic eine Lösung statt x Insel-Lösungen hat und die Daten strukturiert auswerten kann. Das Prinzip «Patient First» gibt die unternehmensweite Interessen vor. Oberste Priorität hat die Patientenorientierung zur Erhöhung der Qualität und Sicherheit.

Diese Prinzipien gelten als verbindliche Leitplanken für alle Entscheidungen rund um die Gestaltung und Einführung von Epic.

 

Weitere Meilensteine in Phase 1 «Entscheidung» 

  • Start Analyse der Endgeräte in den Kliniken

  • Start Arbeitsgruppen mit den FLEX-Rollen (Workgroups).

  • Start Querschnittsthemen im Projektteam (Integrated Areas)

  • Grundsystem von Epic wird installiert (Foundation System)

  • Start Systemkonfiguration

  • Analyse, Planung Schnittstellen

  • Definition Kennzahlen (KPIs)