In den verschiedenen Fachbereichen bereinigen und harmonisieren Arbeitsgruppen Prozesse und Datenobjekte (u. a. Fragebögen, Scores und Formulare). Damit schaffen sie die Entscheidungsgrundlage für den Ausbau von Epic.

Gemeinsam mit den Vertretungen aus den Fachbereichen beantwortet das Projektteam den Grundlagenfragekatalog von Epic. So lernt Epic die Insel Gruppe kennen.

Wie der Name schon sagt, ist das eine entscheidende Phase. In sogenannten Entscheidungssessions bestimmen die Vertretungen aus den Fachbereichen gemeinsam, wie die Inhalte und Abläufe in Epic «ausgebaut» (konfiguriert) werden sollen.

In dieser Phase werden die Entscheidungen aus der Phase 1 in Epic umgesetzt. Dabei steht das Projektteam im ständigen Austausch mit den Vertretungen aus den Fachbereichen und definieren mit ihnen den Detailausbau.

Epic wird vom Projektteam wie auch von den Vertretungen aus den Fachbereichen auf Herz und Nieren getestet. In dieser Phase kommen weitere FLEX-Rollen (Super-User, Fach- Ärztetrainerinnen und -trainer) aus den Fachbereichen hinzu.

Alle Mitarbeitenden werden vor dem Go-live in Epic geschult. Anschliessend heisst es: üben. In dieser Phase sind die Super-User eine tatkräftige Unterstützung. In einem Big Bang wird die ganze Insel Gruppe mit Epic live gehen.

Nach dem Go-live gilt es, sich mit Epic vertraut zu machen. Störungen im System werden mit Hochdruck behoben. Die Super-User sorgen dafür, dass trotz der Umstellung möglichst alles reibungslos läuft.

Langsam tritt in der Handhabung des Systems Routine ein, und die meisten Störungen sind behoben. Aber es gibt noch einiges zu tun, bis alles glatt läuft. In dieser Phase können erste Optimierungen des Systems umgesetzt werden.